Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

Responsable: Wedeki S.L.U. (“Wedeki”).

CIF: B93852564. Domicilio: Pl. Vaixell Maria Assumpta 10, 5-2, 08912 Badalona (Barcelona).

Correo de contacto en materia de protección de datos: info@wedeki.com.

2. Datos que tratamos

Esta sección describe los datos que Wedeki trata como responsable, es decir, los relativos a las personas que contratan o utilizan la plataforma. El contenido que el Cliente introduce sobre terceros (sus clientes finales, invitados o colaboradores) se rige por la sección 10.

Datos identificativos y de contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, empresa, imagen de perfil o logotipo, idioma y zona horaria, facilitados al registrarte o al usar el Servicio.

Datos de cuenta y autenticación: contraseña cifrada y, si inicias sesión con Google, los identificadores de la cuenta vinculada.

Datos de facturación y suscripción: plan contratado, estado de la suscripción e identificadores de cliente y suscripción de Stripe. Los datos completos de la tarjeta son tratados directamente por Stripe; Wedeki no los almacena.

Datos técnicos y de uso: dirección IP, agente de usuario (navegador/dispositivo) y registros de inicio de sesión y de actividad, registrados por motivos de seguridad y para el funcionamiento del Servicio.

Datos de notificaciones: si activas las notificaciones push, el identificador de suscripción que tu navegador o dispositivo nos proporciona, necesario para poder enviártelas. Puedes revocarlas en cualquier momento desde los permisos del navegador o del dispositivo.

Datos de las comunicaciones que nos dirijas: por ejemplo, a través del formulario de contacto o de las solicitudes de soporte.

El Servicio está dirigido exclusivamente a profesionales mayores de edad. Wedeki no recopila de forma intencionada datos personales de menores de 18 años en calidad de responsable del tratamiento. Si detectamos que hemos recopilado datos de un menor, procederemos a su eliminación inmediata.

3. Finalidades y bases legales

Prestar, mantener y administrar el Servicio contratado, incluidas las funciones de IA: base legal, ejecución del contrato.

Gestionar la facturación y el cobro de las suscripciones, así como las obligaciones contables y fiscales: ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones legales.

Garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir el fraude y conservar registros de firma y de actividad: interés legítimo y, en su caso, obligación legal.

Enviar comunicaciones de servicio y, en su caso, comerciales sobre productos o servicios análogos: ejecución del contrato e interés legítimo, sin perjuicio de tu derecho a oponerte en cualquier momento haciendo clic en el enlace de baja incluido en cada comunicación o solicitándolo a nuestro correo de privacidad.

4. Funciones de inteligencia artificial

Para ofrecer las funciones de asistente, determinada información (por ejemplo, el contenido de conversaciones, los datos de un cliente o de una propuesta) se envía a nuestro proveedor de IA (actualmente OpenAI) con la única finalidad de generar el resultado solicitado.

Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento a través de interfaces de programación de aplicaciones (API) empresariales, las cuales garantizan que los datos enviados no son utilizados para entrenar, mejorar o desarrollar los modelos de lenguaje del proveedor, manteniendo la estricta confidencialidad de la información.

Dictado por voz: el asistente permite, de forma opcional, dictar mensajes mediante el reconocimiento de voz integrado en el navegador. En ese caso el audio lo procesa el proveedor del navegador (por ejemplo, Google en Chrome o Apple en Safari) conforme a sus propias políticas de privacidad; Wedeki no recibe, graba ni almacena el audio en ningún momento, únicamente el texto resultante de la transcripción, que se trata como cualquier otro mensaje escrito al asistente.

5. Conservación

Conservaremos tus datos mientras se mantenga la relación contractual y, una vez finalizada, durante los plazos legalmente exigibles. En particular, los datos de facturación se conservarán durante los plazos previstos por la normativa mercantil y fiscal.

Transcurridos dichos plazos, los datos se suprimirán o anonimizarán.

6. Destinatarios y encargados del tratamiento

Para prestar el Servicio recurrimos a proveedores que actúan como encargados del tratamiento bajo el correspondiente contrato, entre ellos:

Stripe (procesamiento de pagos y suscripciones), Quaderno o Holded (emisión de las facturas de nuestras suscripciones y cumplimiento de las obligaciones fiscales asociadas), Resend (envío de correos transaccionales), OpenAI (funciones de inteligencia artificial), Meta Platforms (WhatsApp Business API e Instagram, para el envío y recepción de mensajes), Google (inicio de sesión, sincronización de calendario, servicios de mapas, fuentes web y analítica web), Microsoft (sincronización de calendario con Outlook) y Cloudflare (servicio antifraude Turnstile en los formularios públicos, que trata la dirección IP del visitante para distinguir a personas de robots).

Nuestro proveedor de alojamiento e infraestructura en la nube hospeda la aplicación y la base de datos de forma segura dentro de la Unión Europea. Los archivos que se suben a la plataforma (documentos, fotografías de galerías y de catálogos, logotipos y adjuntos) se almacenan en un servicio de almacenamiento de objetos compatible con S3 ubicado igualmente en la Unión Europea.

Cuando una empresa cliente emite facturas a través del Servicio, los datos de cada factura (incluidos el NIF y el nombre del destinatario y los importes) se remiten a la Agencia Estatal de Administración Tributaria a través de nuestro proveedor de facturación electrónica (B2Brouter o Verifacti, según la configuración de la organización), conforme al sistema VeriFactu y, en el País Vasco, a TicketBAI. B2Brouter es una entidad establecida en la Unión Europea y trata los datos dentro del Espacio Económico Europeo.

Respecto a la integración con Google, Wedeki cumple estrictamente con la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google. El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida a través de las API de Google se ajustarán a dicha política, incluyendo los requisitos de Uso Limitado (Limited Use), limitando su uso exclusivo a la sincronización de las agendas y calendarios solicitados por el Cliente.

Asimismo, la plataforma hace uso de la API de Google Places para la búsqueda y autocompletado de ubicaciones. El uso de esta funcionalidad está sujeto a la Política de Privacidad de Google (https://policies.google.com/privacy), consintiendo el usuario el tratamiento de su información de ubicación por parte de Google conforme a dicho documento.

El uso de herramientas de analítica web (como Google Analytics) se detalla y regula de forma independiente en nuestra Política de Cookies, la cual requiere el consentimiento previo del usuario antes de su activación.

No cedemos tus datos a terceros con fines distintos a la prestación del Servicio, salvo obligación legal.

7. Transferencias internacionales

Algunos de los proveedores indicados (por ejemplo, Stripe, OpenAI, Google o Meta) pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. En tales casos garantizamos las salvaguardas adecuadas, principalmente las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea u otros mecanismos válidos.

8. Tus derechos

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, así como retirar el consentimiento prestado cuando el tratamiento se base en él, dirigiéndote a info@wedeki.com, acreditando tu identidad. Atenderemos tu solicitud en los plazos previstos por la normativa.

Asimismo, tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si consideras que el tratamiento no se ajusta a la normativa.

9. Eliminación de datos

Para eliminar todos tus datos de Wedeki (tu organización, contactos, conversaciones y ficheros), escríbenos a info@wedeki.com desde el correo asociado a tu cuenta indicando “Eliminar mi cuenta”. Confirmaremos la solicitud y completaremos la eliminación en un plazo máximo de 30 días, salvo los registros que la ley nos obliga a conservar (por ejemplo, facturas). Además, al desconectar WhatsApp o Instagram desde la aplicación se eliminan de inmediato los tokens de acceso y dejamos de recibir mensajes de esas cuentas.

Data deletion. To delete all your Wedeki data (your organization, contacts, conversations and files), email info@wedeki.com from the address linked to your account with the subject “Delete my account”. We will confirm the request and complete the deletion within 30 days, except for records we are legally required to keep (such as invoices). In addition, disconnecting WhatsApp or Instagram from the app immediately deletes the access tokens and stops all access to messages from those accounts.

10. Datos tratados por cuenta del Cliente (encargo de tratamiento)

Cuando una empresa cliente utiliza el Servicio para gestionar a sus propios clientes finales, invitados o colaboradores —CRM, portal del evento, galerías de fotos, formularios y cuestionarios, reservas, documentos, propuestas, contratos y firmas electrónicas, y comunicaciones por email o WhatsApp—, dicha empresa es la responsable del tratamiento de esos datos y Wedeki actúa como encargado.

En tal caso, Wedeki tratará dichos datos únicamente siguiendo las instrucciones de la empresa cliente y para prestar el Servicio, aplicando las medidas de seguridad adecuadas y no destinándolos a finalidades propias. Las condiciones de este encargo se regulan de forma vinculante conforme al artículo 28 del RGPD en el Anexo A (Contrato de Encargo de Tratamiento) de nuestros Términos y Condiciones, el cual es aceptado de forma conjunta por el Cliente al contratar el Servicio.

Si eres cliente final de una empresa que utiliza Wedeki y deseas ejercer tus derechos sobre estos datos, debes dirigirte a dicha empresa, que es la responsable. Wedeki le prestará la asistencia necesaria.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger tus datos frente a la pérdida, el uso indebido o el acceso no autorizado, teniendo en cuenta el estado de la técnica y la naturaleza de los datos tratados. Las contraseñas se almacenan cifradas y las comunicaciones se realizan mediante conexiones seguras (HTTPS).

12. Versión idiomática

Esta Política de Privacidad ha sido redactada originalmente en español. En caso de discrepancia, ambigüedad o conflicto entre una versión traducida a cualquier otro idioma y el texto original en español, la versión en lengua española prevalecerá en todo momento.