Términos y Condiciones

1. Objeto y descripción del Servicio

Wedeki es un software como servicio (SaaS) dirigido a empresas del sector de eventos (wedding planners, fotógrafos, catering, floristerías, alquiler y similares). El Servicio incluye, según el plan contratado, las siguientes funcionalidades:

Gestión de clientes, solicitudes y oportunidades (CRM) con embudo de ventas y gestión de tareas; agenda, calendario y página pública de reservas con sincronización con Google Calendar y Outlook; formularios de captación y catálogo público de productos y servicios, ambos publicables mediante un enlace para que el visitante solicite presupuesto; propuestas, contratos, cuestionarios y facturas con firma electrónica y generación de PDF; remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria (VeriFactu y, en su caso, TicketBAI) a través de un proveedor homologado; módulo de finanzas con gastos, impuestos, cuenta de resultados y previsión de tesorería; portal privado del evento para compartir documentos, archivos, tareas y pagos con el cliente final; galerías para la entrega de fotografías al cliente final mediante un enlace para compartir, con visualización, marcado de favoritos y descarga; bandeja de comunicaciones unificada por email, WhatsApp e Instagram; solicitud automatizada de reseñas; automatizaciones y recordatorios; analíticas de negocio; cobro de pagos a clientes finales mediante Stripe; y funciones de asistente basadas en inteligencia artificial.

El alcance concreto de las funcionalidades y los límites de uso (por ejemplo, número de usuarios, almacenamiento o número de operaciones de IA) dependen del plan de suscripción contratado (Pro o Business).

La funcionalidad de firma electrónica se proporciona como una herramienta de facilitación técnica. El Cliente es el único responsable de verificar la validez legal de las firmas recopiladas según la normativa aplicable a su actividad, así como de la idoneidad y legalidad del contenido de los contratos o documentos que someta a firma.

Wedeki podrá evolucionar, modificar o discontinuar funcionalidades del Servicio para mejorarlo o por motivos técnicos o legales; cuando un cambio resulte sustancial y desfavorable para el Cliente, lo comunicará con una antelación razonable.

2. Registro y cuenta

Para utilizar el Servicio el Cliente debe crear una cuenta facilitando información veraz, exacta y actualizada. El registro puede realizarse con email y contraseña o mediante inicio de sesión con Google. El Cliente es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de toda la actividad que se produzca bajo su cuenta.

El Cliente debe ser mayor de edad y tener capacidad legal para contratar. Si actúa en nombre de una empresa, declara disponer de poder suficiente para vincularla a estos Términos.

El Servicio está dirigido a profesionales y empresas. Al contratar, el Cliente declara actuar en el marco de su actividad profesional o empresarial, por lo que no le resultan de aplicación los derechos reconocidos a los consumidores, incluido el derecho de desistimiento.

El Servicio se ofrece a empresas y profesionales establecidos fuera de Estados Unidos y Canadá. Wedeki podrá rechazar el registro o cancelar la cuenta de un Cliente establecido en dichos territorios, reembolsando en tal caso la parte proporcional no consumida de la suscripción.

Según su plan, el Cliente puede invitar a usuarios adicionales y asignarles roles con distintos permisos. El Cliente es responsable del uso que dichos usuarios hagan del Servicio.

3. Planes, suscripción y periodo de prueba

El Servicio se ofrece mediante planes de suscripción de pago recurrente (mensual o anual, en euros o dólares) cuyas características y precios se detallan en la página de precios. Los pagos de la suscripción se gestionan a través de Stripe.

Al registrarse, toda organización recibe un periodo de prueba gratuito de quince (15) días con las funcionalidades del plan Business, sin necesidad de facilitar una tarjeta. Dicho periodo no se convierte automáticamente en una suscripción de pago: al finalizar, si el Cliente no ha contratado un plan, la cuenta queda sin suscripción activa, se conserva la información introducida y se limita el acceso a las funcionalidades hasta que se contrate un plan.

Una vez contratado un plan, la suscripción se renueva automáticamente al final de cada periodo de facturación por un periodo equivalente, cargándose el importe vigente en el método de pago facilitado, salvo cancelación previa conforme a la cláusula 10.

La emisión de facturas electrónicas remitidas a la Agencia Tributaria queda excluida del periodo de prueba, al conllevar el alta de una cuenta con coste recurrente ante el proveedor homologado.

Wedeki podrá modificar los precios notificándolo con antelación razonable; los nuevos precios se aplicarán a partir del siguiente periodo de renovación.

4. Pagos a clientes finales (Stripe Connect)

El Servicio permite al Cliente cobrar a sus propios clientes finales mediante una cuenta de Stripe conectada a la plataforma (Stripe Connect). La cuenta de Stripe es titularidad del Cliente, que la contrata directamente con Stripe, completa su proceso de verificación y acepta sus condiciones. Wedeki accede a dicha cuenta únicamente para iniciar los cobros y reembolsos que el Cliente gestiona desde la plataforma, y el Cliente puede administrarla directamente desde el panel de Stripe.

Wedeki no es parte de la relación contractual ni de las transacciones económicas entre el Cliente y sus clientes finales, y no asume responsabilidad alguna sobre dichas operaciones, devoluciones o impagos. Wedeki podrá aplicar una comisión de servicio (application fee) sobre los pagos procesados, según se indique en el plan o en la página de precios.

El Cliente es el único responsable del cumplimiento de sus obligaciones fiscales y de facturación. Cuando el Servicio genere facturas o documentos de cobro, el Cliente es responsable de la exactitud de los datos y del cumplimiento de la normativa aplicable a su actividad.

El procesamiento de pagos a través de Stripe está sujeto a las comisiones por transacción y tarifas vigentes establecidas por dicha plataforma, las cuales son independientes de la cuota de suscripción de Wedeki. El Cliente asume íntegramente el coste de dichas comisiones de Stripe, así como cualquier tarifa adicional derivada de reembolsos, disputas o chargebacks. Los reembolsos, contracargos y saldos negativos de la cuenta de Stripe del Cliente son recuperados por Stripe directamente del Cliente conforme a sus condiciones; Wedeki no los garantiza ni los anticipa.

5. Funciones de inteligencia artificial

Determinadas funciones del Servicio utilizan modelos de inteligencia artificial de terceros (actualmente OpenAI) para, por ejemplo, redactar borradores de respuesta, generar propuestas o producir resúmenes e insights a partir de la información del Cliente.

Los resultados generados por la IA pueden contener errores o imprecisiones y se ofrecen únicamente como apoyo. El Cliente debe revisar y validar dichos resultados antes de utilizarlos; Wedeki no garantiza su exactitud ni asume responsabilidad por las decisiones que el Cliente adopte basándose en ellos.

El uso de las funciones de IA está sujeto a los límites de consumo establecidos para cada plan.

6. Servicios e integraciones de terceros

El Servicio se integra con servicios de terceros (entre otros, Stripe, Google, Microsoft/Outlook, Meta —WhatsApp Business API e Instagram—, Resend y Cloudflare) para prestar determinadas funcionalidades. El uso de dichas integraciones queda sujeto, además de a estos Términos, a las condiciones y políticas de los respectivos proveedores.

Wedeki no se responsabiliza de la disponibilidad, el funcionamiento o los cambios que dichos terceros introduzcan en sus servicios. Asimismo, la suspensión, bloqueo, restricción o cierre de las cuentas del Cliente en dichas plataformas de terceros (por ejemplo, por el envío de spam en WhatsApp o disputas comerciales en Stripe) no otorgará al Cliente derecho a indemnización ni a reembolso alguno por parte de Wedeki.

El uso de ciertas integraciones de terceros conlleva costes de consumo ajenos a Wedeki. En particular, la integración con la API de WhatsApp Business está sujeta a la política de precios de Meta, que incluye el cobro por el envío de plantillas y el inicio de conversaciones. El Cliente es el único responsable de informarse sobre las tarifas vigentes de estos proveedores, gestionar su propia facturación con ellos si procede, y asumir íntegramente los costes derivados de su consumo.

El Servicio utiliza la API de Google Places para la función de autocompletado y búsqueda de ubicaciones. Al utilizar esta funcionalidad, el Cliente reconoce y acepta quedar vinculado por los Términos de Servicio Adicionales de Google Maps/Google Earth (https://maps.google.com/help/terms_maps.html), los cuales se incorporan a los presentes Términos por referencia.

7. Obligaciones del Cliente y datos de terceros

El Cliente se compromete a utilizar el Servicio conforme a la ley, a estos Términos y a la buena fe, y a no emplearlo para fines ilícitos, para enviar comunicaciones no solicitadas (spam) o para vulnerar derechos de terceros.

El Cliente es el único responsable de los datos, contenidos y materiales que introduzca o gestione a través del Servicio, incluidos los datos personales de sus propios clientes finales, invitados o colaboradores. Respecto de dichos datos, el Cliente actúa como responsable del tratamiento y Wedeki como encargado, conforme a lo dispuesto en el Anexo de Encargo de Tratamiento (DPA) que se adjunta y forma parte integrante de estos Términos.

El Cliente se compromete expresamente a no introducir datos de carácter personal en las funciones de asistente basadas en inteligencia artificial, limitando su uso a textos descriptivos, plantillas abstractas o borradores despersonalizados. El Cliente será el único responsable de revisar y validar que los inputs facilitados a la IA no vulneren secretos comerciales o derechos de propiedad intelectual de terceros.

El Cliente es responsable de disponer de la base jurídica o el consentimiento necesarios para comunicarse con sus clientes finales por email o WhatsApp a través del Servicio, así como de cumplir las políticas de los proveedores de mensajería utilizados, incluidas las de WhatsApp Business.

El Cliente mantendrá indemne a Wedeki frente a cualquier reclamación de terceros —incluidos sus clientes finales o autoridades— derivada del contenido que introduzca o de un uso del Servicio contrario a estos Términos o a la ley.

El Cliente se compromete a realizar un uso razonable del espacio de almacenamiento y de los recursos de red asignados a su plan. Queda expresamente prohibido el uso de la plataforma como un servicio de almacenamiento o alojamiento genérico de archivos de gran tamaño no vinculados directamente a la gestión del evento, reservándose Wedeki el derecho de suspender la cuenta en caso de detectar un uso abusivo que ponga en riesgo la estabilidad del servidor.

8. Propiedad intelectual

El Servicio, su software, diseño, marcas y demás elementos son titularidad de Wedeki o de sus licenciantes y están protegidos por la normativa de propiedad intelectual e industrial. El contrato no transfiere al Cliente ningún derecho sobre los mismos más allá del uso del Servicio durante la vigencia de la suscripción.

Los contenidos que el Cliente aporte seguirán siendo de su titularidad. El Cliente concede a Wedeki una licencia limitada para alojarlos y procesarlos con la única finalidad de prestar el Servicio.

9. Disponibilidad y limitación de responsabilidad

Wedeki realizará esfuerzos razonables para mantener el Servicio disponible, pero no garantiza su funcionamiento ininterrumpido ni libre de errores. Podrán realizarse tareas de mantenimiento que afecten temporalmente a la disponibilidad.

En la máxima medida permitida por la ley, Wedeki no será responsable de daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio, reclamaciones de clientes finales del Cliente (como novios, invitados o proveedores) ni pérdida de datos. La responsabilidad total de Wedeki por cualquier concepto derivado de estos Términos quedará limitada a los importes abonados por el Cliente en los tres (3) meses anteriores al hecho que origine la reclamación.

Wedeki tampoco será responsable de los incumplimientos derivados de causas de fuerza mayor o ajenas a su control razonable, incluidos los fallos de proveedores o servicios de terceros.

Wedeki no se hace responsable de las posibles discrepancias, retrasos o fallos en la sincronización de datos que puedan ocurrir entre la plataforma y los servicios de terceros (como Google Calendar o Meta), siendo responsabilidad del Cliente verificar la información crítica para su negocio.

10. Cancelación y resolución

El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde su cuenta; la cancelación surtirá efecto al final del periodo en curso, sin derecho a reembolso de los importes ya abonados salvo que la ley disponga otra cosa.

Wedeki podrá suspender o resolver el acceso al Servicio en caso de incumplimiento grave de estos Términos o de impago, previa notificación cuando resulte razonable. Tras la resolución o cancelación de la cuenta, el Cliente dispondrá de un plazo improrrogable de treinta (30) días naturales para exportar sus datos directamente desde la plataforma. Transcurrido dicho plazo, Wedeki procederá al borrado definitivo de la información, quedando eximido de cualquier responsabilidad por la pérdida o eliminación de los datos.

11. Modificaciones

Wedeki podrá actualizar estos Términos para adaptarlos a cambios legales, técnicos o del Servicio. Las modificaciones se comunicarán a través del Servicio o por correo electrónico, y el uso continuado tras su entrada en vigor implicará su aceptación.

12. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se ofrecen en varios idiomas para comodidad del Cliente. En caso de contradicción, discrepancia o dudas de interpretación entre la versión en lengua española y cualquier traducción de los mismos, prevalecerá siempre y a todos los efectos la versión en español.

Estos Términos se rigen por la legislación española. Para la resolución de cualquier controversia, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales de Barcelona, salvo que una norma imperativa disponga otro fuero.

Para cualquier consulta relativa a estos Términos puede contactar con nosotros en info@wedeki.com.

Anexo A: Contrato de encargo de tratamiento de datos (DPA)

El presente Anexo forma parte integrante de los Términos y Condiciones de Wedeki y regula el tratamiento de datos personales que Wedeki realiza por cuenta del Cliente para la prestación del Servicio.

A los efectos de este acuerdo, el Cliente actúa como Responsable del Tratamiento y Wedeki actúa como Encargado del Tratamiento.

A.1. Objeto y finalidad del encargo

El Encargado se compromete a tratar los datos personales facilitados por el Responsable con la única finalidad de prestar el Servicio descrito en los Términos y Condiciones (alojamiento, gestión de CRM, agenda, facturación, portal del evento, galerías de fotos y comunicaciones). En ningún caso Wedeki utilizará los datos para fines propios, ni los cederá a terceros más allá de lo establecido en este documento.

A.2. Naturaleza y tipología de los datos

Para la prestación del Servicio SaaS, el Encargado tratará las siguientes categorías de datos, titularidad del Responsable:

Categorías de interesados: clientes finales (novios, organizadores), invitados a los eventos, proveedores y empleados/colaboradores del Responsable.

Categorías de datos: datos identificativos y de contacto (nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, dirección postal), datos económicos y de transacción (facturación, métodos de pago), imágenes y fotografías de los eventos (que pueden mostrar a personas identificables) y detalles relativos a la organización de eventos profesionales o personales.

Datos de categoría especial: el Servicio no está diseñado para el tratamiento de datos de categoría especial (salud, religión, orientación sexual, etc.). El Responsable se compromete a no incluir este tipo de datos en la plataforma de manera sistemática.

A.3. Obligaciones de Wedeki (Encargado del Tratamiento)

Wedeki se compromete a:

Tratar los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Responsable.

Garantizar que las personas autorizadas para tratar los datos (empleados y colaboradores) se hayan comprometido expresamente a respetar la confidencialidad.

Aplicar las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, protegiendo los datos contra la destrucción, pérdida, alteración o acceso no autorizado.

Asistir al Responsable, siempre que sea posible, para que este pueda cumplir con su obligación de responder a las solicitudes de ejercicio de derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad u oposición).

Notificar al Responsable, sin dilación indebida (y en un plazo máximo de 48 horas), cualquier violación de la seguridad de los datos personales de la que tenga conocimiento, proporcionando toda la información relevante.

A.4. Subencargados del tratamiento

El Responsable autoriza expresamente a Wedeki a recurrir a otros encargados (subencargados) para la prestación de servicios auxiliares necesarios para el funcionamiento de la plataforma (tales como proveedores de alojamiento en la nube, pasarelas de pago, servicios de envío de emails, proveedores de inteligencia artificial o proveedores de remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria mediante el sistema VeriFactu).

Wedeki se asegurará de que dichos subencargados ofrezcan garantías suficientes de cumplimiento del RGPD y de que asuman las mismas obligaciones de protección de datos estipuladas en este Anexo. Wedeki informará al Responsable de cualquier cambio previsto en la incorporación o sustitución de subencargados.

A.5. Transferencias internacionales

Si para la prestación del Servicio el Encargado o sus subencargados (ej. OpenAI, Stripe) realizan transferencias de datos fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), Wedeki garantiza que dichas transferencias se realizarán amparadas en las bases legales establecidas por el RGPD, tales como decisiones de adecuación de la Comisión Europea o la firma de Cláusulas Contractuales Tipo (SCC).

A.6. Destino de los datos tras la finalización

Una vez finalizada la relación contractual y el plazo de gracia estipulado en los Términos y Condiciones (treinta días naturales para la exportación por parte del Cliente), el Encargado procederá a suprimir de forma definitiva y segura todos los datos personales del Responsable, salvo aquellos que deban conservarse debidamente bloqueados para el cumplimiento de obligaciones legales aplicables a Wedeki.

A.7. Obligaciones del Cliente (Responsable del Tratamiento)

El Cliente garantiza que los datos personales introducidos en Wedeki han sido recabados de forma lícita, cumpliendo con el deber de información a los interesados y disponiendo de una base jurídica válida (como el consentimiento o la ejecución de un contrato) que legitime el tratamiento por parte de Wedeki y el uso de las herramientas de comunicación integradas (ej. WhatsApp, email). El Cliente mantendrá indemne a Wedeki frente a cualquier sanción derivada de su incumplimiento de la normativa de protección de datos.